La conformité et la veille réglementaire – Kiproquo QSE#3
Cette série d’articles vise à présenter des confusions courantes entre des notions ou des obligations réglementaires. Vous trouverez dans cet article des précisions concernant la gestion de la conformité aux exigences légales.
| 6 & 9 | Planification et évaluation des performances |
| 6.1.3 & 9.1.2 | Détermination et évaluation de la conformité |
 | Informations documentées |
Pour la santé & la sécurité des salariés mais aussi pour l’environnement (ou de manière plus générale pour la conformité de votre structure si vous souhaitez avoir une approche globale de la conformité réglementaire); vous devrez déterminer les exigences légales applicables2 à votre organisation et évaluer votre conformité pour agir en cas de non-conformité.
Des processus et des documents doivent vous permettre de mener ces deux étapes. Parfois les objectifs de la conformité réglementaire et de la veille réglementaire sont confondus. Nous allons justement revenir sur ces notions dans cet article.
La conformité réglementaire
La conformité réglementaire se base sur une liste exhaustive des exigences légales.3 Cette liste doit vous permettre d’identifier dans un premier temps les textes applicables à votre organisation.
Ensuite, vous devez réaliser une revue pratique de l’application de ces exigences sur le terrain. Cette étape vise à faire le diagnostic réglementaire et à identifier des non-conformités.
| À noter! Par exemple, vous pouvez utiliser le CODIT pour obtenir la liste de l’ensemble des exigences du Code du Travail au format tableur. L’outil est gratuit et disponible sur le site du ministère du travail |
Les non-conformités sont alors analysées et des actions sont déployées dans l’optique de tendre vers la conformité réglementaire. Dans ce cadre, vous pouvez aussi ajouter des tableaux de bord et des objectifs pour suivre votre progression.
À ce stade, vous êtes en mesure de travailler sur le traitement des non-conformités aux exigences légales. Cependant, la réglementation évolue périodique au rythme des lois et des décrets. De ce fait, il est nécessaire de maintenir à jour votre liste initiale.
La veille réglementaire
La veille réglementaire vise justement à rester en alerte concernant ces modifications et à prendre les mesures appropriées pour maintenir la conformité réglementaire malgré les mises à jour. Pour cette étape, il est utile de déterminer une périodicité et une méthode pour prendre en compte régulièrement les dernières modifications.
Par exemple, la veille réglementaire peut s’effectuer par le biais d’un agrégateur de Flux RSS à l’image de Feedly . Une fois que vous avez créé un compte sur la plateforme, vous pouvez:
- ajouter les dossiers de stockage,
- rechercher vos flux RSS,1
- ajouter les liens à votre agrégateur pour avoir quotidiennement les dernières actualités de vos secteurs d’activité ou du domaine souhaité,
- alimenter un tableau de suivi de la veille réglementaire pour garantir un traitement régulier et une communication adaptée des nouvelles exigences.
1 – Exemple avec le flux INRS que vous trouverez à cette adresse : https://www.inrs.fr/header/rss.html
Pour aller plus loin
Pour déployer une démarche de gestion de la conformité, n’hésitez pas à télécharger gratuitement le kit « Conformité réglementaire »4 en cliquant ci-dessous:
Vous trouverez également des compléments d’information et des explications sur la gestion de la conformité dans la vidéo Pratik’o Pratik sur la conformité réglementaire ci-dessous:
- ISO 45001 & ISO 14001 ↩︎
- La norme indique également la notion de « autres exigences » qui fait référence à des contraintes en dehors de la législation. Si vous êtes concerné vous devrez également application les principes de la norme à ces éléments. ↩︎
- Légifrance fournit par exemple cette liste exhaustive ↩︎
- Ce kit comprend notamment le CODIT avec des ajustements ciblant la partie IV du Code du Travail relative à la SST ↩︎