La communication QSE – Kaléidoscope QSE#6
Cette série d’articles vise à présenter des transcriptions opérationnelles pour les exigences des normes ISO. Vous trouverez dans cet article des explications, une proposition de mise en oeuvre et des outils pratiques pour déployer un plan de communication QSE (temps de lecture 3 min)
| 7 | Support |
| 7.4 | Communication |
Au préalable, vous pouvez tout simplement appliquer la méthode « QQOQCP » concernant vos besoins de communication en interne et en externe pour concevoir votre plan de communication QSE.
- Quels sont les sujets que vous allez communiquer ?
- Quand allez-vous communiquer dessus ?
- Par quel mode de livraison le message va être diffusé ?
- Qui va communiquer et pour qui ?
- Comment vous allez communiquer votre message ?
- Quel est l’objectif de la communication ?
Conception de communication
La communication va permettre à votre organisme de fournir ou d’obtenir des informations sur ses systèmes de management. Elle peut être tournée vers l’externe et vers l’intérieur de la structure. À noter, qu’il peut également exister une communication institutionnelle, de crise voir même digitale.
Dès lors, pour construire votre processus de communication, vous allez devoir prendre en compte votre organisation interne. En effet, l’objectif est de faire participer les niveaux et les fonctions appropriés à la démarche.
De ce fait, vous devez dimensionner votre processus de communication en fonction de vos moyens et de vos besoins. Il est important de tendre vers le juste nécessaire dans votre structure.
Vous pouvez mobiliser une grande variété de modes de livraison: le mail, l’intranet, des vidéos, des réunions, des affichages, des présentations, etc. C’est à partir de la phase de conception du plan que vous allez également choisir vos modes de communication adaptés à vos cibles et à vos messages.
Plan de communication QSE
Lorsque vous avez réalisé la liste de tous vos besoins en communication, vous pouvez synthétiser les éléments dans un plan de communication périodique.
Cet outil, simple et exhaustif, va alors vous permettre de notifier tous les éléments importants dans un document pour appliquer et suivre la mise en oeuvre annuelle de votre communication.
Finalement, l’objectif est d’obtenir un inventaire des « actions de communication » et de les répartir sur l’année par le biais d’un tableau de bord synthétique.
Après cela, vous pouvez compléter cet inventaire par une vision plus globale de vos actions de communication basée sur l’utilisation d’un calendrier annuel. Cet outil complémentaire vise à organiser annuellement vos actions.
De ce fait, cette synthèse va vous permettre de visualiser rapidement les actions de communication tous les mois, de diffuser le plan à vos collaborateurs et d’ajuster si nécessaire la répartition.
Pour aller plus loin
Dans l’optique de tendre vers un SMI dans votre structure, il peut être pertinent d’optimiser votre communication QSE en étant cohérent et transverse sur les trois domaines.
Pour la sécurité et l’environnement, une attention particulière doit être portée à la communication d’informations pertinentes relatives aux systèmes de management; mais également en lien avec ses obligations légales.
Pour la qualité, la communication avec les clients doit inclure diverses exigences relatives aux produits mais aussi concernant le traitements des contrats ou des réclamations. 2
En dernier lieu, vous pouvez également élargir votre travail avec les « actions d’animation QSE » pour faire ressortir la périodicité des journées, des visites, des séminaires, des jeux etc… si nécessaire.
Pour déployer un plan de communication, n’hésitez pas à télécharger le kit « Plan de communication » en cliquant ci-dessous:
