La méthode GTD et Inbox Zéro – MéthodiK QSE#6
Cette série d’articles vise à présenter des méthodes pour déployer des démarches ou des projets. Vous trouverez dans cet article une présentation de la méthode GTD et Inbox Zéro. (temps de lecture 3 min)
La méthode GTD et Inbox Zero : Deux approches pour améliorer votre productivité
Dans le monde professionnel, la gestion des tâches et des informations peut rapidement devenir une source de stress. Que ce soit face à une boîte de réception saturée ou à une liste de tâches qui ne cesse de s’allonger, il est essentiel de trouver des méthodes efficaces pour rester productif.
Deux approches populaires sont la méthode Inbox Zero et la méthode GTD (Getting Things Done). Bien que toutes deux visent à améliorer la gestion des tâches, elles diffèrent dans leur approche et leur portée. Voici un éclairage sur ces deux techniques et comment les utiliser efficacement.
La méthode Inbox Zero
Merlin Mann recommande de traiter chaque e-mail immédiatement selon l’une des cinq actions suivantes :
- Supprimer : Si l’e-mail n’a aucune utilité, supprimez-le immédiatement.
- Déléguer : Si quelqu’un d’autre peut s’en occuper, transférez-le sans délai.
- Répondre : Si la réponse prend moins de 2 minutes, répondez tout de suite.
- Reporter : Si la tâche est importante mais nécessite plus de temps, planifiez une action à court terme.
- Archiver : Si l’e-mail ne nécessite aucune action immédiate mais doit être conservé pour référence, archivez-le.
La méthode Inbox Zero vise à améliorer la gestion des e-mails en réduisant le stress et en augmentant la productivité. Elle ne cherche pas à vider la boîte de réception mais à minimiser le temps et l’énergie mentale consacrés aux e-mails. Le « zéro » dans Inbox Zero ne signifie pas forcément avoir 0 e-mails dans la boîte de réception mais plutôt zéro distraction liés aux e-mails.
La méthode GTD
La GTD, de son côté, suit cinq étapes essentielles qui couvrent l’ensemble du processus de gestion des tâches :
- Capturer : Collectez toutes les tâches, idées et informations dès qu’elles apparaissent, dans une boîte de collecte.
- Clarifier : Décidez de ce qu’il faut faire avec chaque élément collecté. Est-ce actionnable ou non ?
- Organiser : Classez les tâches en fonction de leur priorité, de leur contexte et de leur échéance.
- Réviser : Faites régulièrement un point sur vos projets pour ajuster votre plan d’action si nécessaire.
- Agir : Exécutez les tâches selon leur priorité et votre contexte actuel.
Avec la méthode GTD, vous organisez toutes vos tâches dans un système structuré et fiable, ce qui vous permet de ne rien oublier et de maintenir une productivité optimale.
Une méthode complémentaire : Combinez l’Inbox Zero et la GTD avec la matrice Eisenhower
Au final, l’Inbox Zero permet de réduire la surcharge mentale liée aux e-mails, le Getting Things Done (GTD) organise les tâches de manière fluide. Nous pouvons introduire maintenant la matrice Eisenhower qui aide à prioriser efficacement des tâches.
En effet, plutôt que d’utiliser séparément ces méthodes, pourquoi ne pas les combiner pour créer une méthode exhaustive et efficace ?
En intégrant la matrice Eisenhower à l’Inbox Zero et à la GTD, vous ajoutez une dimension stratégique : chaque demande collectée n’est pas seulement traitée ou classée mais également hiérarchisée en fonction de son urgence et de son importance pour passer à l’action.
Comment faire pour combiner toutes ces méthodes ?
- Collectez et centralisez vos demandes (sur un moment précis)
- Classez chaque demande
- Organisez les tâches au bon endroit
- Révisez périodiquement le statut des demandes
- Agissez en fonction de l’urgence et de l’importance
Attention ! La meilleure stratégie reste celle qui respecte votre équilibre, vos besoins et vos objectifs. Elle doit combiner votre capacité de rigueur et d’organisation avec votre souhait de performance. À défaut, la méthode peut devenir une chimère !
Infrographie de synthèse
